Sådan ser det typisk ud
En udenlandsk virksomhed kommer til Polen ad forskellige veje. Nogle gange begynder den med én samhandelspartner og nogle få leverancer. Andre gange ansætter den sin første sælger, lejer et lager eller køber et polsk selskab. Hver gang opstår det samme spørgsmål: skal virksomheden registreres i Polen, og i så fald i hvilken form?
Der er flere veje: et datterselskab, en filial, et repræsentationskontor eller salg fra udlandet uden egen enhed i Polen. De adskiller sig ved ansvaret, driftsomkostningerne og ved, hvor skatten betales. Valget afhænger af planerne – én form passer, når man vil teste markedet, en anden til en fabrik og et stort team.
Så kommer hverdagen: skatteregistreringer, bankkonto, ansættelseskontrakter, bogføring efter polske regler og rapporter til hovedkontoret i dets eget format. Ledelsen i udlandet vil gerne forstå, hvad den skriver under på, og hvad den har ansvaret for. Vores rolle er at omsætte de polske krav til en klar plan.
Vær opmærksom på
Forpligtelser kan opstå, før selskabet er stiftet
Et lager, en fast repræsentant eller en medarbejder, der indgår kontrakter i Polen, kan betyde, at den udenlandske virksomhed bliver skattepligtig i Polen, selv om den ikke har registreret noget her. Det bør undersøges før den første kontrakt, ikke efter det første spørgsmål fra skattemyndighederne.
En form til i dag og til senere
En filial er ikke et selvstændigt selskab – moderselskabet hæfter direkte for dens forpligtelser. Et selskab adskiller risikoen og er lettere at sælge eller fusionere senere. Det er godt at vælge formen med blik for planerne for de næste år, ikke kun for den første kontrakt.
Registreringerne har deres egen rækkefølge
Selskabsregistret, skattekontoret, momsregistrering, social sikring, bankkonto – nogle skridt afhænger af de foregående, og nogle skal være på plads før det første salg. En gennemtænkt rækkefølge sparer ventetid.
Medarbejdere og ledelse
Ansættelse i Polen betyder polsk arbejdsret, sociale bidrag og forskudsskat – også når arbejdsgiveren er i udlandet. Man skal se særskilt på direktionsmedlemmer og udstationerede medarbejdere: hvor de betaler skat og bidrag, og hvilke dokumenter de bør have.
Afregning med hovedkontoret
Tjenesteydelser, varer, licenser og lån mellem det polske selskab og koncernen kræver kontrakter og priser, der kan begrundes. Det skriver vi om under emnet Koncerninterne transaktioner.
Sådan arbejder vi – trin for trin
Vi hører om planerne
Vi spørger, hvad virksomheden vil lave i Polen, i hvilket omfang og inden for hvilken tidsramme. Vi undersøger også, om de hidtidige aktiviteter allerede har skabt forpligtelser i Polen.
Vi foreslår en virksomhedsform
Vi sammenligner de mulige veje med hensyn til ansvar, skat og driftsomkostninger. Anbefalingen beskriver vi kort og forståeligt for ledelsen i udlandet.
Vi opretter selskabet eller filialen
Vi udarbejder dokumenterne og står for registreringen og skatteanmeldelserne. Vi hjælper med åbningen af bankkontoen og med de formaliteter, der kræver medvirken fra personer i udlandet.
Vi tilrettelægger bogføring, løn og personale
Vi fastlægger kontoplan, dokumentgang og rapportering til hovedkontoret. Fra begyndelsen føres bogføring, indberetninger og lønkørsel efter polske regler.
Vi ordner kontrakterne
Vi udarbejder eller gennemgår ansættelseskontrakter, lejeaftaler, kontrakter med samhandelspartnere og mellemværender med koncernen – så de passer til polsk ret og til koncernens regler.
Vi hjælper i hverdagen
Efter starten hjælper vi med ledelsens og økonomiafdelingens løbende spørgsmål. Når virksomheden vokser, undersøger vi, om den valgte form og de fastlagte regler stadig passer.