Як це зазвичай відбувається
Іноземна компанія приходить до Польщі різними шляхами. Іноді вона починає з одного контрагента й кількох поставок. Іноді наймає першого менеджера з продажу, орендує склад або купує польську компанію. Щоразу постає те саме питання: чи треба реєструватися в Польщі і в якій формі.
Шляхів кілька: дочірня компанія, філія, представництво або продажі з-за кордону без власного підрозділу в Польщі. Вони відрізняються відповідальністю, витратами на утримання і тим, де сплачуються податки. Вибір залежить від планів – одна форма підходить для пробного виходу на ринок, інша – для виробничого підприємства й великої команди.
Потім настають будні: податкові реєстрації, банківський рахунок, договори з працівниками, бухгалтерські книги за польськими правилами і звіти для головного офісу в його форматі. Правління за кордоном хоче розуміти, що підписує і за що відповідає. Наше завдання – перетворити польські вимоги на зрозумілий план.
На що зважати
Обов’язки можуть виникнути ще до створення компанії
Склад, постійний представник або працівник, який укладає договори в Польщі, можуть призвести до того, що іноземна компанія почне підлягати польським податкам, хоча нічого тут не зареєструвала. Варто перевірити це до першого договору, а не після першого запитання з податкової.
Форма на сьогодні й на майбутнє
Філія не є окремою компанією – за її зобов’язання безпосередньо відповідає материнська компанія. Дочірня компанія відокремлює ризик, і її легше згодом продати або об’єднати. Форму варто обирати з огляду на плани на кілька років, а не лише на перший контракт.
Реєстрації мають свою послідовність
Судовий реєстр, податкова, ПДВ, соціальне страхування, банківський рахунок – частина кроків залежить від попередніх, а деякі треба зробити до першого продажу. Добре вибудувана послідовність заощаджує час очікування.
Працівники й правління
Працевлаштування в Польщі означає польське трудове право, внески й авансові платежі податку – навіть тоді, коли роботодавець перебуває за кордоном. Окремо треба подивитися на членів правління та відряджених працівників: де вони сплачують податки й внески та які документи повинні мати.
Розрахунки з головним офісом
Послуги, товари, ліцензії й позики між польською компанією та групою потребують договорів і цін, які можна обґрунтувати. Пишемо про це на сторінці Розрахунки в групі компаній.
Як ми працюємо – крок за кроком
Знайомимося з планами
Питаємо, що компанія хоче робити в Польщі, у якому масштабі й у які строки. Перевіряємо також, чи діяльність, яку компанія вже веде, не породила обов’язків у Польщі.
Пропонуємо форму діяльності
Порівнюємо можливі шляхи з погляду відповідальності, податків і витрат на утримання. Рекомендацію описуємо коротко й зрозуміло для правління за кордоном.
Створюємо компанію або філію
Готуємо документи, супроводжуємо внесення до реєстру та податкові реєстрації. Допомагаємо з відкриттям банківського рахунку й формальностями, які потребують участі людей з-за кордону.
Налагоджуємо бухгалтерію, кадри й зарплату
Визначаємо план рахунків, документообіг і спосіб звітування перед головним офісом. Від початку книги, декларації та зарплатна відомість ведуться за польськими правилами.
Упорядковуємо договори
Готуємо або перевіряємо договори з працівниками, оренду, договори з контрагентами й розрахунки з групою – так, щоб вони відповідали польському праву й правилам, що діють у групі.
Підтримуємо щодня
Після старту допомагаємо з поточними запитаннями правління й фінансового відділу. Коли компанія зростає, перевіряємо, чи обрана форма й прийняті правила досі їй підходять.