Cómo suele desarrollarse
Una empresa extranjera llega a Polonia por caminos diferentes. A veces empieza con un cliente y unas cuantas entregas. Otras veces contrata a su primer comercial, alquila un almacén o compra una sociedad polaca. Cada vez surge la misma pregunta: si hay que registrarse en Polonia y en qué forma.
Hay varios caminos: una filial, una sucursal, una oficina de representación o ventas desde el extranjero sin entidad propia en Polonia. Se diferencian en la responsabilidad, en los costes de funcionamiento y en dónde se pagan los impuestos. La elección depende de los planes – una forma encaja con una prueba de mercado, otra con una planta de producción y un equipo grande.
Después llega el día a día: las altas fiscales, la cuenta bancaria, los contratos con los trabajadores, una contabilidad llevada según las normas polacas y los informes para la central en su propio formato. La dirección en el extranjero quiere entender qué firma y de qué responde. Nuestro papel es traducir los requisitos polacos en un plan claro.
Qué tener en cuenta
Las obligaciones pueden surgir antes que la sociedad
Un almacén, un representante permanente o un trabajador que celebra contratos en Polonia pueden hacer que la empresa extranjera quede sujeta a los impuestos polacos aunque no haya registrado nada aquí. Conviene comprobarlo antes del primer contrato, y no tras la primera pregunta de la Administración.
Una forma para hoy y para mañana
La sucursal no es una sociedad independiente – de sus deudas responde directamente la empresa matriz. Una sociedad separa el riesgo y es más fácil venderla o fusionarla más adelante. Conviene elegir la forma pensando en los planes de varios años, no solo en el primer contrato.
Los trámites de alta tienen su orden
El registro de sociedades (KRS), la oficina tributaria, el IVA, la seguridad social, la cuenta bancaria – unos pasos dependen de los anteriores y algunos hay que darlos antes de la primera venta. Un orden bien pensado ahorra esperas.
Personal y dirección
Contratar en Polonia supone aplicar el derecho laboral polaco, pagar cotizaciones y practicar retenciones a cuenta del impuesto – también cuando el empleador está en el extranjero. Aparte hay que examinar la situación de los administradores y del personal desplazado: dónde pagan impuestos y cotizaciones y qué documentos deben tener.
Operaciones con la central
Los servicios, bienes, licencias y préstamos entre la sociedad polaca y el grupo requieren contratos y precios que puedan justificarse. Lo explicamos en la cuestión Operaciones en un grupo de sociedades.
Cómo trabajamos – paso a paso
Analizamos sus planes
Preguntamos qué quiere hacer la empresa en Polonia, a qué escala y en qué plazo. Comprobamos también si la actividad desarrollada hasta ahora ha generado ya obligaciones en Polonia.
Proponemos la forma de operar
Comparamos los caminos posibles desde el punto de vista de la responsabilidad, los impuestos y los costes de funcionamiento. Describimos la recomendación de forma breve y comprensible para la dirección en el extranjero.
Constituimos la sociedad o la sucursal
Preparamos los documentos y nos ocupamos de la inscripción en el registro y de las altas fiscales. Ayudamos con la apertura de la cuenta bancaria y con los trámites que requieren la participación de personas que están en el extranjero.
Organizamos la contabilidad, el personal y las nóminas
Fijamos el plan de cuentas, el flujo de documentos y la forma de informar a la central. Desde el principio, la contabilidad, las declaraciones y las nóminas se llevan según las normas polacas.
Ordenamos los contratos
Preparamos o revisamos los contratos con los trabajadores, el arrendamiento, los contratos con clientes y proveedores y las operaciones con el grupo – para que se ajusten al derecho polaco y a las reglas del grupo.
Le apoyamos en el día a día
Tras el arranque, ayudamos con las preguntas cotidianas de la dirección y del departamento financiero. Cuando la empresa crece, comprobamos si la forma elegida y las reglas adoptadas siguen encajando.