Cómo suele desarrollarse
Un grupo rara vez nace según un plan. Primero hay una sociedad, luego otra para un nuevo mercado, una tercera para los inmuebles, una cuarta en el extranjero. Con el tiempo, las sociedades empiezan a ayudarse: una vende mercancía a otra, otra lleva la contabilidad de todas y otra más presta dinero o avala un crédito. Dentro, todos saben que es una sola empresa. Hacia fuera – en los impuestos, en la contabilidad y ante el banco – cada sociedad responde por sí misma.
Por eso, las operaciones dentro del grupo deberían parecer acordadas entre empresas independientes: con un contrato, con un precio que pueda justificarse y con la factura emitida cuando corresponde. Mientras el grupo es pequeño, nadie pregunta por ello. Las preguntas llegan con una inspección, con la auditoría de las cuentas, en una conversación con el banco o cuando alguien quiere comprar una de las sociedades.
Lo más frecuente no es que los precios sean malos, sino que nadie los dejó por escrito. Al cabo de unos años cuesta reconstruir por qué un servicio costaba tanto y por qué un préstamo tenía precisamente ese tipo de interés. Poner orden no suele exigir cambiar la forma de trabajar del grupo. Exige describirla y atenerse a lo descrito.
Qué tener en cuenta
Contrato antes que factura
Los servicios prestados entre sociedades sin contrato y sin rastro de su ejecución son el problema más habitual. Una factura por sí sola no muestra qué se hizo ni para quién. Basta un contrato sencillo, una forma clara de calcular la retribución y pruebas de que el servicio era necesario y se prestó.
Un precio que pueda justificarse
Las condiciones entre sociedades vinculadas deben corresponder a las de mercado. El precio se compara con lo que, en una situación parecida, habrían acordado empresas independientes. Lo mejor es hacerlo antes de la operación, y no cuando pregunte la Administración.
Préstamos y avales también son operaciones
El dinero que se mueve entre sociedades «de momento» puede quedarse ahí durante años. Un préstamo requiere contrato, tipo de interés y plazo de devolución, y un aval, una retribución. Si faltan estos acuerdos, hay consecuencias fiscales para ambas partes.
Documentación fiel a la práctica
Una documentación preparada una vez y guardada en un cajón deja pronto de ajustarse a la realidad. Cuando cambia el reparto de tareas o aparece una nueva sociedad, hay que corregir la descripción. Un documento que diga algo distinto de lo que se hace en la práctica no le protegerá en una inspección.
Las cuentas entre sociedades deben cuadrar
Lo que una sociedad registra como derecho de cobro, la otra debe tenerlo como deuda – por el mismo importe y en el mismo periodo. Conciliar periódicamente los saldos entre sociedades ahorra disgustos al cierre del ejercicio.
Cómo trabajamos – paso a paso
Analizamos el grupo
Establecemos qué sociedades forman el grupo, a qué se dedican y qué se venden, qué servicios se prestan y qué préstamos se conceden entre sí. Hablamos con las personas que llevan esas operaciones a diario.
Inventariamos las operaciones
El resultado es una lista de las operaciones dentro del grupo: qué está recogido en un contrato, qué tiene un precio justificado y qué funciona solo de palabra. Enseguida se ve qué puntos requieren atención primero.
Proponemos reglas
Para cada tipo de operación proponemos una forma sencilla de fijar el precio y un modelo de contrato. Decimos claramente qué conviene cambiar y qué basta con describir.
Preparamos los contratos y la documentación
Ordenamos los contratos entre sociedades y preparamos la documentación de precios de transferencia y los análisis de comparabilidad necesarios. Nos aseguramos de que contratos, declaraciones fiscales y contabilidad digan lo mismo.
Organizamos el trabajo diario
Con el departamento financiero acordamos quién emite las facturas y cuándo, cómo se concilian los saldos y dónde se guardan las pruebas de la prestación de los servicios. Las reglas deben ser sencillas – que se puedan cumplir sin trabajo adicional.
Revisión cuando el grupo cambia
Una nueva sociedad, un nuevo tipo de operación o un reparto distinto de tareas es un buen momento para revisar. Comprobamos entonces si las reglas y los documentos siguen describiendo lo que ocurre en el grupo.