Comment cela se passe
Un groupe se construit rarement selon un plan. Il y a d’abord une société, puis une deuxième pour un nouveau marché, une troisième pour l’immobilier, une quatrième à l’étranger. Avec le temps, les sociétés commencent à s’entraider : l’une vend des marchandises à l’autre, une autre tient la comptabilité pour toutes, une autre encore prête de l’argent ou se porte caution d’un crédit. En interne, tout le monde sait qu’il s’agit d’une seule entreprise. À l’extérieur – en fiscalité, en comptabilité et vis-à-vis de la banque –, chaque société répond d’elle-même.
C’est pourquoi les opérations au sein du groupe devraient ressembler à celles dont conviendraient des entreprises indépendantes : avec un contrat, un prix justifiable et une facture émise au bon moment. Tant que le groupe est petit, personne ne pose la question. Les questions apparaissent lors d’un contrôle, de l’audit des comptes, d’un échange avec la banque ou lorsque quelqu’un veut racheter l’une des sociétés.
Le plus souvent, le problème ne vient pas de mauvais prix, mais du fait que personne ne les a consignés. Quelques années plus tard, il est difficile de retrouver pourquoi un service coûtait tant ou pourquoi un prêt avait précisément ce taux d’intérêt. Remettre de l’ordre n’exige en général pas de changer le fonctionnement du groupe. Il s’agit de le décrire et de s’en tenir à cette description.
À surveiller
Contrat avant facture
Les services rendus entre sociétés sans contrat ni trace d’exécution sont le problème le plus fréquent. Une facture seule ne montre pas ce qui a été fait ni pour qui. Il suffit d’un contrat simple, d’un mode de calcul clair de la rémunération et de preuves que le service était nécessaire et a bien été rendu.
Un prix justifiable
Les conditions entre sociétés liées doivent correspondre à celles du marché. On compare le prix à ce que des entreprises indépendantes auraient convenu dans une situation similaire. Mieux vaut le faire avant la transaction, et non au moment où l’administration pose la question.
Prêts et cautions sont aussi des transactions
L’argent transféré entre sociétés « pour un moment » peut y rester des années. Un prêt exige un contrat, un taux d’intérêt et une échéance de remboursement, et une caution une rémunération. L’absence de ces accords a des conséquences fiscales des deux côtés.
Une description fidèle à la pratique
Une documentation préparée une fois puis rangée sur une étagère cesse vite de correspondre à la réalité. Lorsque la répartition des tâches change ou qu’une nouvelle société apparaît, la description doit être corrigée. Un document qui dit autre chose que la pratique ne protège pas en cas de contrôle.
Les comptes des sociétés doivent concorder
Ce qu’une société présente comme une créance, l’autre doit l’inscrire comme dette – pour le même montant et sur la même période. Rapprocher régulièrement les soldes entre sociétés évite bien des tracas à la clôture de l’exercice.
Notre méthode – étape par étape
Découvrir le groupe
Nous établissons quelles sociétés composent le groupe, ce qu’elles font et ce qu’elles se vendent, se fournissent ou se prêtent mutuellement. Nous échangeons avec les personnes qui gèrent ces opérations au quotidien.
Recenser les opérations
Nous dressons la liste des transactions au sein du groupe : ce qui est couvert par un contrat, ce qui a un prix justifié et ce qui fonctionne uniquement sur parole. On voit tout de suite quels points demandent de l’attention en priorité.
Proposer des règles
Pour chaque type d’opération, nous proposons une façon simple de fixer le prix et un modèle de contrat. Nous disons franchement ce qu’il vaut mieux changer et ce qu’il suffit de décrire.
Préparer contrats et documentation
Nous mettons en ordre les contrats entre sociétés, préparons la documentation de prix de transfert et les analyses de comparabilité nécessaires. Nous veillons à ce que les contrats, les déclarations fiscales et les comptes disent la même chose.
Organiser le travail au quotidien
Avec le service financier, nous définissons qui émet les factures et quand, comment les soldes sont rapprochés et où sont classées les preuves de réalisation des services. Les règles doivent être simples – de celles que l’on peut suivre sans travail supplémentaire.
Faire le point quand le groupe évolue
Une nouvelle société, un nouveau type de transaction ou une autre répartition des tâches sont le bon moment pour faire le point. Nous vérifions alors si les règles et les documents décrivent toujours ce qui se passe dans le groupe.