Wie es meist abläuft
Eine Gruppe entsteht selten nach Plan. Zuerst gibt es eine Gesellschaft, dann eine zweite für einen neuen Markt, eine dritte für Immobilien, eine vierte im Ausland. Mit der Zeit beginnen die Gesellschaften, einander zu helfen: Die eine verkauft der anderen Ware, eine andere führt für alle die Buchhaltung, wieder eine andere leiht Geld oder bürgt für einen Kredit. Intern wissen alle, dass es im Grunde ein einziges Unternehmen ist. Nach außen – bei den Steuern, in den Büchern und gegenüber der Bank – steht jede Gesellschaft für sich selbst ein.
Deshalb sollten die Abrechnungen innerhalb der Gruppe so aussehen, als hätten unabhängige Unternehmen sie vereinbart: mit einem Vertrag, mit einem Preis, der sich begründen lässt, und mit einer Rechnung, die dann ausgestellt wird, wenn es nötig ist. Solange die Gruppe klein ist, fragt niemand danach. Die Fragen kommen bei einer Steuerprüfung, bei der Abschlussprüfung, im Gespräch mit der Bank oder dann, wenn jemand eine der Gesellschaften kaufen will.
Meist sind nicht falsche Preise das Problem, sondern dass niemand sie festgehalten hat. Nach einigen Jahren lässt sich kaum rekonstruieren, warum eine Dienstleistung so viel kostete und ein Darlehen gerade so verzinst war. Um Ordnung zu schaffen, muss die Gruppe ihre Arbeitsweise meist nicht ändern. Sie muss sie beschreiben und sich an diese Beschreibung halten.
Worauf es ankommt
Vertrag vor Rechnung
Leistungen zwischen Gesellschaften ohne Vertrag und ohne Nachweis der Erbringung sind das häufigste Problem. Eine Rechnung allein zeigt nicht, was getan wurde und für wen. Es genügen ein einfacher Vertrag, eine klare Berechnung der Vergütung und Nachweise, dass die Leistung nötig war und erbracht wurde.
Ein Preis, der sich begründen lässt
Die Bedingungen zwischen verbundenen Gesellschaften sollten marktüblich sein. Der Preis wird mit dem verglichen, was unabhängige Unternehmen in einer ähnlichen Lage vereinbaren würden. Am besten geschieht das vor der Transaktion und nicht erst, wenn die Behörde fragt.
Darlehen und Bürgschaften sind auch Geschäfte
Geld, das „nur kurz“ zwischen Gesellschaften verschoben wird, bleibt oft jahrelang. Ein Darlehen braucht einen Vertrag, eine Verzinsung und einen Rückzahlungstermin, eine Bürgschaft eine Vergütung. Fehlen diese Vereinbarungen, hat das auf beiden Seiten steuerliche Folgen.
Papier und Praxis im Einklang
Eine Dokumentation, die einmal erstellt und abgelegt wurde, passt schnell nicht mehr zur Wirklichkeit. Ändert sich die Aufgabenverteilung oder kommt eine neue Gesellschaft hinzu, muss die Beschreibung angepasst werden. Ein Dokument, das etwas anderes sagt als die Praxis, schützt bei einer Prüfung nicht.
Die Bücher sollten übereinstimmen
Was eine Gesellschaft als Forderung ausweist, sollte die andere als Verbindlichkeit führen – in gleicher Höhe und im gleichen Zeitraum. Ein regelmäßiger Saldenabgleich zwischen den Gesellschaften schont beim Jahresabschluss die Nerven.
Wie wir arbeiten – Schritt für Schritt
Gruppe kennenlernen
Wir klären, welche Gesellschaften zur Gruppe gehören, womit sie sich beschäftigen und was sie einander verkaufen, leisten oder leihen. Wir sprechen mit den Personen, die diese Abrechnungen im Alltag erledigen.
Abrechnungen erfassen
Es entsteht eine Liste der Geschäfte innerhalb der Gruppe: was durch einen Vertrag geregelt ist, was einen begründeten Preis hat und was nur per Handschlag läuft. So sieht man sofort, welche Stellen zuerst Aufmerksamkeit brauchen.
Regeln vorschlagen
Für jede Art von Abrechnung schlagen wir eine einfache Preisfindung und ein Vertragsmuster vor. Wir sagen offen, was man ändern sollte und wo es genügt, es zu beschreiben.
Verträge und Dokumentation erstellen
Wir ordnen die Verträge zwischen den Gesellschaften, erstellen die Verrechnungspreisdokumentation und die nötigen Fremdvergleichsanalysen. Wir sorgen dafür, dass Verträge, Steuererklärungen und Bücher dasselbe aussagen.
Den Arbeitsalltag regeln
Mit der Finanzabteilung legen wir fest, wer wann Rechnungen ausstellt, wie Salden abgestimmt werden und wo die Leistungsnachweise abgelegt werden. Die Regeln sollen einfach sein – so, dass man sie ohne zusätzliche Arbeit einhalten kann.
Überprüfung, wenn sich die Gruppe ändert
Eine neue Gesellschaft, eine neue Art von Geschäft oder eine andere Aufgabenverteilung ist ein guter Anlass für eine Überprüfung. Wir prüfen dann, ob Regeln und Unterlagen noch beschreiben, was in der Gruppe geschieht.