Як це зазвичай відбувається
Група рідко складається за планом. Спершу є одна компанія, потім друга – для нового ринку, третя – для нерухомості, четверта – за кордоном. З часом компанії починають допомагати одна одній: одна продає іншій товар, ще одна веде бухгалтерію для всіх, а ще одна позичає гроші або поручається за кредит. Усередині всі знають, що це одна фірма. Назовні – у податках, у бухгалтерських книгах і перед банком – кожна компанія відповідає сама за себе.
Тому розрахунки всередині групи мають бути такими, ніби їх узгодили незалежні компанії: з договором, з ціною, яку можна обґрунтувати, і з рахунком-фактурою, виставленим тоді, коли треба. Поки група невелика, про це ніхто не питає. Запитання з’являються під час перевірки, аудиту звітності, у розмові з банком або тоді, коли хтось хоче купити одну з компаній.
Найчастіше проблема не в поганих цінах, а в тому, що їх ніхто не зафіксував. Через кілька років важко відтворити, чому послуга коштувала саме стільки, а позика мала саме такий відсоток. Упорядкування зазвичай не вимагає змінювати спосіб роботи групи. Воно вимагає його описати й дотримуватися опису.
На що зважати
Договір, а потім рахунок
Послуги між компаніями без договору й без слідів виконання – найчастіша проблема. Сам рахунок-фактура не покаже, що зроблено і для кого. Досить простого договору, зрозумілого способу розрахунку винагороди й доказів того, що послуга була потрібна та виконана.
Ціна, яку можна обґрунтувати
Умови між пов’язаними компаніями мають відповідати ринковим. Ціну порівнюють із тим, про що в схожій ситуації домовилися б незалежні компанії. Найкраще зробити це до угоди, а не тоді, коли запитає податкова.
Позики й поруки – це теж угоди
Гроші, які переказують між компаніями «на хвилинку», можуть залишитися там роками. Позика потребує договору, відсотків і строку повернення, а порука – винагороди. Відсутність таких домовленостей має податкові наслідки для обох сторін.
Опис має відповідати практиці
Документація, підготовлена один раз і відкладена на полицю, швидко перестає відповідати дійсності. Коли змінюється розподіл завдань або з’являється нова компанія, опис треба виправити. Документ, який розходиться з практикою, не захистить під час перевірки.
Книги компаній мають сходитися
Те, що одна компанія показує як дебіторську заборгованість, інша має відображати як зобов’язання – в тій самій сумі й за той самий період. Регулярне звіряння сальдо між компаніями береже нерви під час закриття року.
Як ми працюємо – крок за кроком
Знайомимося з групою
З’ясовуємо, які компанії утворюють групу, чим вони займаються і що продають, надають або позичають одна одній. Розмовляємо з людьми, які щодня ведуть ці розрахунки.
Складаємо перелік розрахунків
З’являється список угод усередині групи: що описано договором, що має обґрунтовану ціну, а що тримається лише на слові. Одразу видно, які місця потребують уваги насамперед.
Пропонуємо правила
Для кожного виду розрахунків пропонуємо простий спосіб визначення ціни та шаблон договору. Прямо кажемо, що варто змінити, а що достатньо описати.
Готуємо договори й документацію
Упорядковуємо договори між компаніями, готуємо документацію з трансфертних цін і потрібні порівняльні аналізи. Дбаємо, щоб договори, податкові розрахунки й бухгалтерські книги свідчили одне й те саме.
Налагоджуємо щоденну роботу
Разом із фінансовим відділом визначаємо, хто і коли виставляє рахунки-фактури, як звіряють сальдо і куди потрапляють докази виконання послуг. Правила мають бути простими – такими, яких можна дотримуватися без додаткової роботи.
Перегляд, коли група змінюється
Нова компанія, новий вид угод чи інший розподіл завдань – добрий момент для перегляду. Тоді ми перевіряємо, чи правила й документи досі описують те, що відбувається в групі.