Come si presenta di solito
Raramente un gruppo nasce secondo un piano. Prima c’è una società, poi una seconda per un nuovo mercato, una terza per gli immobili, una quarta all’estero. Col tempo le società cominciano ad aiutarsi: una vende merce all’altra, un’altra tiene la contabilità per tutte, un’altra ancora presta denaro o garantisce un finanziamento. All’interno tutti sanno che è un’unica impresa. All’esterno – per il fisco, in contabilità e davanti alla banca – ogni società risponde per sé.
Per questo i rapporti all’interno del gruppo dovrebbero apparire come se li avessero concordati imprese indipendenti: con un contratto, con un prezzo giustificabile e con una fattura emessa quando serve. Finché il gruppo è piccolo, nessuno ci fa caso. Le domande arrivano con una verifica, con la revisione del bilancio, in un colloquio con la banca o quando qualcuno vuole comprare una delle società.
Il problema più frequente non sono i prezzi sbagliati, ma il fatto che nessuno li abbia messi per iscritto. Dopo qualche anno è difficile ricostruire perché un servizio costasse tanto e un finanziamento avesse proprio quel tasso. Mettere ordine di solito non richiede di cambiare il modo in cui il gruppo lavora. Richiede di descriverlo e di attenersi alla descrizione.
Punti delicati
Prima il contratto
I servizi prestati tra società senza contratto e senza traccia dell’esecuzione sono il problema più frequente. La fattura da sola non mostra che cosa è stato fatto e per chi. Bastano un contratto semplice, un modo chiaro di calcolare il compenso e le prove che il servizio era necessario ed è stato reso.
Un prezzo che si può giustificare
Le condizioni tra società collegate devono corrispondere a quelle di mercato. Il prezzo si confronta con ciò che imprese indipendenti concorderebbero in una situazione simile. È meglio farlo prima dell’operazione, non quando lo chiede il fisco.
Anche finanziamenti e garanzie sono operazioni
Il denaro spostato tra società «per un momento» può restarci per anni. Un finanziamento richiede un contratto, un tasso d’interesse e una scadenza di rimborso; una garanzia richiede un compenso. Se mancano questi accordi, ci sono effetti fiscali per entrambe le parti.
Carta e pratica devono coincidere
Una documentazione preparata una volta e messa in un cassetto smette presto di corrispondere alla realtà. Quando cambia la ripartizione dei compiti o arriva una nuova società, la descrizione va aggiornata. Un documento che dice una cosa diversa dalla pratica non protegge in caso di verifica.
I conti delle società devono quadrare
Ciò che una società registra come credito, l’altra deve averlo come debito – per lo stesso importo e nello stesso periodo. Riconciliare regolarmente i saldi tra le società evita tensioni alla chiusura dell’esercizio.
Come lavoriamo – passo dopo passo
Studiamo il gruppo
Stabiliamo quali società formano il gruppo, di che cosa si occupano e che cosa si vendono, si forniscono o si prestano a vicenda. Parliamo con le persone che gestiscono questi rapporti ogni giorno.
Censiamo i rapporti
Ne nasce un elenco delle operazioni infragruppo: che cosa è regolato da un contratto, che cosa ha un prezzo giustificato e che cosa funziona solo sulla parola. Si vede subito quali punti richiedono attenzione per primi.
Proponiamo regole
Per ogni tipo di rapporto proponiamo un modo semplice di fissare il prezzo e un modello di contratto. Diciamo apertamente che cosa conviene cambiare e che cosa basta descrivere.
Prepariamo contratti e documentazione
Riordiniamo i contratti tra le società, prepariamo la documentazione sui prezzi di trasferimento e le analisi di comparabilità necessarie. Facciamo in modo che contratti, posizione fiscale e contabilità dicano la stessa cosa.
Organizziamo il lavoro quotidiano
Con l’area finanza stabiliamo chi emette le fatture e quando, come si riconciliano i saldi e dove vanno le prove dei servizi resi. Le regole devono essere semplici – da seguire senza lavoro in più.
Un riesame quando il gruppo cambia
Una nuova società, un nuovo tipo di operazione o una diversa ripartizione dei compiti sono il momento giusto per un riesame. Verifichiamo allora se regole e documenti descrivono ancora ciò che accade nel gruppo.