Sådan ser det typisk ud
En koncern opstår sjældent efter en plan. Først er der ét selskab, så et andet til et nyt marked, et tredje til ejendomme, et fjerde i udlandet. Med tiden begynder selskaberne at hjælpe hinanden: ét sælger varer til et andet, et tredje fører regnskab for dem alle, et fjerde låner penge ud eller stiller kaution for et lån. Internt ved alle, at det er én virksomhed. Udadtil – skattemæssigt, i bogføringen og over for banken – står hvert selskab til ansvar for sig selv.
Derfor bør mellemværender inden for koncernen se ud, som om uafhængige virksomheder havde aftalt dem: med en kontrakt, en pris, der kan begrundes, og en faktura, der er udstedt, når den skal. Så længe koncernen er lille, spørger ingen til det. Spørgsmålene kommer ved en kontrol, ved revisionen af årsregnskabet, i en samtale med banken, eller når nogen vil købe et af selskaberne.
Oftest er problemet ikke forkerte priser, men at ingen har skrevet dem ned. Efter nogle år er det svært at rekonstruere, hvorfor en tjenesteydelse kostede netop det, og hvorfor et lån havde netop den rente. At skabe orden kræver som regel ikke, at koncernen ændrer sin måde at arbejde på. Det kræver, at den bliver beskrevet – og at man holder sig til beskrivelsen.
Vær opmærksom på
Kontrakten før fakturaen
Tjenesteydelser mellem selskaber uden kontrakt og uden spor af, at de er udført, er det hyppigste problem. En faktura alene viser ikke, hvad der blev gjort, og for hvem. En enkel kontrakt, en klar måde at beregne vederlaget på og bevis for, at ydelsen var nødvendig og blev udført, er nok.
En pris, der kan begrundes
Vilkårene mellem forbundne selskaber bør være markedsmæssige. Prisen sammenlignes med, hvad uafhængige virksomheder ville have aftalt i en lignende situation. Det gøres bedst før transaktionen, ikke først når skattemyndighederne spørger.
Lån og kautioner er også transaktioner
Penge, der flyttes mellem selskaberne »bare midlertidigt«, bliver ofte stående i årevis. Et lån kræver en kontrakt, en rente og en tilbagebetalingsfrist, og en kaution kræver et vederlag. Mangler disse aftaler, får det skattemæssige konsekvenser på begge sider.
Beskrivelsen skal passe til praksis
Dokumentation, der er udarbejdet én gang og lagt på hylden, holder hurtigt op med at passe til virkeligheden. Når opgavefordelingen ændres, eller der kommer et nyt selskab til, skal beskrivelsen rettes. Et dokument, der siger noget andet end praksis, beskytter ikke ved en kontrol.
Selskabernes bogføring skal stemme
Det, som ét selskab viser som et tilgodehavende, bør det andet have som en gæld – med samme beløb og i samme periode. Regelmæssig afstemning af saldi mellem selskaberne giver ro ved årsafslutningen.
Sådan arbejder vi – trin for trin
Vi ser på koncernen
Vi kortlægger, hvilke selskaber koncernen består af, hvad de beskæftiger sig med, og hvad de sælger, leverer eller låner til hinanden. Vi taler med de personer, der står for disse mellemværender til daglig.
Vi kortlægger mellemværender
Vi udarbejder en liste over koncerninterne transaktioner: hvad der er dækket af en kontrakt, hvad der har en begrundet pris, og hvad der udelukkende kører på et håndslag. Det viser straks, hvilke punkter der kræver opmærksomhed først.
Vi foreslår regler
For hver type mellemværende foreslår vi en enkel måde at fastsætte prisen på og en kontraktskabelon. Vi siger ligeud, hvad der er værd at ændre, og hvad det er nok at beskrive.
Vi udarbejder kontrakter og dokumentation
Vi skaber orden i kontrakterne mellem selskaberne og udarbejder transfer pricing-dokumentation og de nødvendige sammenligningsanalyser. Vi sørger for, at kontrakter, skatteopgørelser og bogføring siger det samme.
Vi indretter hverdagen
Sammen med økonomiafdelingen aftaler vi, hvem der udsteder fakturaer og hvornår, hvordan saldi afstemmes, og hvor beviserne for udførte ydelser opbevares. Reglerne skal være enkle – regler, man kan holde sig til uden ekstra arbejde.
Gennemgang, når koncernen ændrer sig
Et nyt selskab, en ny type transaktion eller en anden opgavefordeling er et godt tidspunkt for en gennemgang. Vi tjekker så, om reglerne og dokumenterne stadig beskriver det, der sker i koncernen.