Jak to zwykle wygląda
Zagraniczna firma trafia do Polski różnymi drogami. Czasem zaczyna od jednego kontrahenta i kilku dostaw. Czasem zatrudnia pierwszego handlowca, wynajmuje magazyn albo kupuje polską spółkę. Za każdym razem pojawia się to samo pytanie: czy i w jakiej formie trzeba się w Polsce zarejestrować.
Dróg jest kilka: spółka zależna, oddział, przedstawicielstwo albo sprzedaż z zagranicy bez własnej jednostki w Polsce. Różnią się odpowiedzialnością, kosztami prowadzenia i tym, gdzie płaci się podatki. Wybór zależy od planów – inna forma pasuje do próby rynku, inna do zakładu produkcyjnego i dużego zespołu.
Potem przychodzi codzienność: rejestracje podatkowe, rachunek bankowy, umowy z pracownikami, księgi prowadzone według polskich zasad i raporty dla centrali w jej układzie. Zarząd za granicą chce rozumieć, co podpisuje i za co odpowiada. Naszą rolą jest przełożyć polskie wymagania na jasny plan.
Na co uważać
Obowiązki mogą powstać wcześniej niż spółka
Magazyn, stały przedstawiciel albo pracownik, który w Polsce zawiera umowy, mogą sprawić, że zagraniczna firma zacznie podlegać polskim podatkom, choć niczego tu nie zarejestrowała. Warto to sprawdzić przed pierwszą umową, a nie po pierwszym pytaniu z urzędu.
Forma na dziś i na później
Oddział nie jest odrębną spółką – za jego zobowiązania odpowiada bezpośrednio firma macierzysta. Spółka oddziela ryzyko i łatwiej ją później sprzedać albo połączyć. Dobrze wybrać formę z myślą o planach na kilka lat, nie tylko o pierwszym kontrakcie.
Rejestracje mają swoją kolejność
Rejestr sądowy, urząd skarbowy, VAT, ubezpieczenia społeczne, rachunek w banku – część kroków zależy od poprzednich, a niektóre trzeba zrobić przed pierwszą sprzedażą. Dobrze ułożona kolejność oszczędza czekania.
Pracownicy i zarząd
Zatrudnienie w Polsce oznacza polskie prawo pracy, składki i zaliczki na podatek – także wtedy, gdy pracodawca jest za granicą. Osobno trzeba spojrzeć na członków zarządu i osoby oddelegowane: gdzie płacą podatki i składki oraz jakie dokumenty powinny mieć.
Rozliczenia z centralą
Usługi, towary, licencje i pożyczki między polską spółką a grupą wymagają umów i cen, które da się uzasadnić. Piszemy o tym w zagadnieniu Rozliczenia w grupie spółek.
Jak pracujemy – krok po kroku
Poznajemy plany
Pytamy, co firma chce w Polsce robić, w jakiej skali i w jakim czasie. Sprawdzamy też, czy dotychczasowa działalność nie zrodziła już obowiązków w Polsce.
Proponujemy formę działalności
Porównujemy możliwe drogi pod kątem odpowiedzialności, podatków i kosztów prowadzenia. Rekomendację opisujemy krótko i zrozumiale dla zarządu za granicą.
Zakładamy spółkę albo oddział
Przygotowujemy dokumenty, prowadzimy wpis do rejestru i zgłoszenia podatkowe. Pomagamy przejść przez otwarcie rachunku bankowego i formalności, które wymagają udziału osób z zagranicy.
Układamy księgowość, kadry i płace
Ustalamy plan kont, obieg dokumentów i sposób raportowania do centrali. Od początku księgi, deklaracje i lista płac są prowadzone według polskich zasad.
Porządkujemy umowy
Przygotowujemy albo sprawdzamy umowy z pracownikami, najem, umowy z kontrahentami i rozliczenia z grupą – tak, żeby pasowały do polskiego prawa i do zasad obowiązujących w grupie.
Wspieramy na co dzień
Po starcie pomagamy w bieżących pytaniach zarządu i działu finansowego. Gdy firma rośnie, sprawdzamy, czy wybrana forma i przyjęte zasady nadal do niej pasują.