Wie es meist abläuft
Ausländische Unternehmen kommen auf unterschiedlichen Wegen nach Polen. Manchmal beginnt es mit einem einzigen Geschäftspartner und einigen Lieferungen. Manchmal wird der erste Vertriebsmitarbeiter eingestellt, ein Lager gemietet oder eine polnische Gesellschaft gekauft. Jedes Mal stellt sich dieselbe Frage: Muss man sich in Polen registrieren – und wenn ja, in welcher Form?
Es gibt mehrere Wege: Tochtergesellschaft, Zweigniederlassung, Repräsentanz oder Verkauf aus dem Ausland ohne eigene Einheit in Polen. Sie unterscheiden sich in der Haftung, den laufenden Kosten und darin, wo Steuern gezahlt werden. Die Wahl hängt von den Plänen ab – eine Form passt zum Testen des Marktes, eine andere zu einem Werk und einem großen Team.
Dann kommt der Alltag: steuerliche Registrierungen, Bankkonto, Arbeitsverträge, Bücher nach polnischen Regeln und Berichte für die Zentrale in deren Format. Die Geschäftsführung im Ausland will verstehen, was sie unterschreibt und wofür sie haftet. Unsere Aufgabe ist es, die polnischen Anforderungen in einen klaren Plan zu übersetzen.
Worauf es ankommt
Pflichten können früher entstehen als die Gesellschaft
Ein Lager, ein ständiger Vertreter oder ein Mitarbeiter, der in Polen Verträge abschließt, können dazu führen, dass ein ausländisches Unternehmen polnischen Steuern unterliegt, obwohl es hier nichts registriert hat. Das sollte man vor dem ersten Vertrag prüfen, nicht nach der ersten Anfrage der Behörde.
Eine Form für heute und für später
Eine Zweigniederlassung ist keine eigenständige Gesellschaft – für ihre Verbindlichkeiten haftet unmittelbar das Mutterunternehmen. Eine Gesellschaft trennt das Risiko und lässt sich später leichter verkaufen oder verschmelzen. Die Form sollte man mit Blick auf die Pläne für einige Jahre wählen, nicht nur für den ersten Auftrag.
Registrierungen haben ihre Reihenfolge
Gerichtsregister, Steuerbehörde, Umsatzsteuer, Sozialversicherung, Bankkonto – manche Schritte hängen von den vorherigen ab, und einige müssen vor dem ersten Verkauf erledigt sein. Eine gut geplante Reihenfolge erspart Wartezeiten.
Personal und Leitung
Beschäftigung in Polen bedeutet polnisches Arbeitsrecht, Sozialabgaben und Steuervorauszahlungen – auch wenn der Arbeitgeber im Ausland sitzt. Gesondert zu betrachten sind Mitglieder der Geschäftsführung und entsandte Mitarbeiter: wo sie Steuern und Abgaben zahlen und welche Unterlagen sie haben sollten.
Abrechnungen mit der Zentrale
Dienstleistungen, Waren, Lizenzen und Darlehen zwischen der polnischen Gesellschaft und der Gruppe erfordern Verträge und Preise, die sich begründen lassen. Mehr dazu unter Abrechnungen in der Unternehmensgruppe.
Wie wir arbeiten – Schritt für Schritt
Pläne kennenlernen
Wir fragen, was das Unternehmen in Polen tun will, in welchem Umfang und in welchem Zeitraum. Wir prüfen auch, ob die bisherige Tätigkeit nicht bereits Pflichten in Polen ausgelöst hat.
Rechtsform vorschlagen
Wir vergleichen die möglichen Wege nach Haftung, Steuern und laufenden Kosten. Die Empfehlung beschreiben wir kurz und für die Geschäftsführung im Ausland verständlich.
Gesellschaft oder Niederlassung gründen
Wir erstellen die Unterlagen, führen die Eintragung in das Register und die steuerlichen Anmeldungen durch. Wir helfen bei der Eröffnung des Bankkontos und bei Formalitäten, die die Mitwirkung von Personen aus dem Ausland erfordern.
Buchhaltung, Personal und Lohn einrichten
Wir legen Kontenplan, Belegfluss und die Berichterstattung an die Zentrale fest. Von Anfang an werden Bücher, Steuererklärungen und Lohnabrechnung nach polnischen Regeln geführt.
Verträge ordnen
Wir erstellen oder prüfen Arbeitsverträge, Mietverträge, Verträge mit Geschäftspartnern und die Abrechnungen mit der Gruppe – so, dass sie zum polnischen Recht und zu den Regeln der Gruppe passen.
Im Alltag begleiten
Nach dem Start helfen wir bei den laufenden Fragen der Geschäftsführung und der Finanzabteilung. Wächst das Unternehmen, prüfen wir, ob die gewählte Form und die festgelegten Regeln noch passen.