Come si presenta di solito
I motivi sono diversi: l’impresa è cresciuta e lo studio attuale non tiene più il passo, la responsabile contabile se n’è andata, il gruppo vuole tutte le società in un unico posto o semplicemente mancano risposte alle domande. La decisione arriva spesso a metà anno – e allora nasce il timore che il cambio crei confusione in dichiarazioni, stipendi e bilancio.
Non è detto. La contabilità si può trasferire alla fine di un mese qualsiasi. La condizione è che il contabile uscente chiuda quel mese, consegni i dati completi e che i saldi di partenza vengano verificati. Dichiarazioni, versamenti delle imposte e cedolini proseguono con il loro ritmo – cambia solo chi li prepara.
Il passaggio è anche una buona occasione per guardare la contabilità con occhi nuovi. Non per cercare colpevoli, ma per sapere da quale situazione partiamo e perché le questioni del passato non ritornino nel momento meno opportuno.
Punti delicati
Il contratto con lo studio uscente
Conviene cominciare verificando il periodo di preavviso e ciò che il contratto prevede sulla consegna di documenti e dati. È bene lasciarsi in buoni rapporti – nei primi mesi è normale avere domande per il contabile precedente.
Dati, non solo stampe
Per un passaggio senza intoppi servono le scritture contabili in formato elettronico, le partite aperte con clienti e fornitori, il registro dei beni ammortizzabili, i registri IVA e i fascicoli del personale. I soli prospetti su carta significano ricostruzione manuale e rischio di errori.
Un’unica data di passaggio
Conviene fissare il giorno dal quale la contabilità passa alla nuova squadra e mettere per iscritto chi prepara le dichiarazioni del mese di transizione. Così nessuna dichiarazione verrà presentata due volte e nessuna verrà dimenticata.
Le paghe non aspettano
Stipendi, contributi e acconti hanno scadenze fisse, e i dipendenti non devono accorgersi del cambio. Personale e paghe si trasferiscono con tutta la loro storia: contratti, ferie, assenze per malattia, basi di calcolo. Di solito è la parte più impegnativa del passaggio.
Accessi e deleghe
Banca, ufficio delle imposte, previdenza sociale, firme elettroniche – la nuova squadra ha bisogno di deleghe, e quelle vecchie vanno revocate. Un elenco degli accessi preparato all’inizio evita tensioni alla prima scadenza.
Come lavoriamo – passo dopo passo
Parliamo delle esigenze
Chiediamo come funziona l’impresa, che cosa è mancato finora e di quali rendiconti ha bisogno la direzione. Definiamo l’ambito: solo contabilità o anche personale, paghe e rendicontazione per il gruppo.
Fissiamo il piano e la data di passaggio
Mettiamo per iscritto che cosa consegnerà lo studio uscente e quando, chi presenta quali dichiarazioni e chi risponde di che cosa nel periodo di transizione. Concordiamo il piano anche con lo studio uscente.
Acquisiamo i dati e verifichiamo i saldi
Carichiamo le scritture, riconciliamo le partite aperte, i conti bancari e le posizioni verso l’ufficio delle imposte e la previdenza sociale. Così si sa da quale situazione partiamo.
Riferiamo ciò che troviamo
Le consegniamo un breve elenco di punti da chiarire o correggere – con una valutazione di che cosa è urgente e che cosa può aspettare. Sulle rettifiche decide Lei, dopo averne conosciuto gli effetti.
Contabilità e paghe senza interruzioni
Dalla data del passaggio prepariamo dichiarazioni, versamenti delle imposte e cedolini alle scadenze consuete. Definiamo un flusso stabile dei documenti e un calendario delle chiusure mensili.
Chiudiamo l’anno
L’esercizio si chiude con un unico bilancio che comprende entrambi i periodi – prima e dopo il passaggio. Se il bilancio è soggetto a revisione, collaboriamo con il revisore.