Sådan ser det typisk ud
Grundene er forskellige: virksomheden er vokset, og det hidtidige bureau kan ikke længere følge med, chefbogholderen er stoppet, koncernen vil have alle selskaber samlet ét sted, eller man mangler simpelthen svar på sine spørgsmål. Beslutningen træffes ofte midt i året – og så opstår bekymringen for, om skiftet vil skabe rod i indberetninger, lønudbetalinger og årsregnskab.
Det behøver det ikke. Bogføringen kan overdrages ved udgangen af en hvilken som helst måned. Betingelsen er, at den hidtidige bogholder afslutter måneden, at dataene overdrages komplet, og at saldiene kontrolleres ved overtagelsen. Indberetninger, skattebetalinger og lønkørsel kører videre i deres vante rytme – det eneste, der ændres, er, hvem der udarbejder dem.
En overtagelse er også en god anledning til at se på bogføringen med friske øjne. Ikke for at finde syndebukke, men for at vide, hvor vi starter, og for at forhold fra fortiden ikke dukker op igen på det mest ubelejlige tidspunkt.
Vær opmærksom på
Aftalen med det hidtidige bureau
Start med at tjekke opsigelsesvarslet, og hvad aftalen siger om udlevering af dokumenter og data. Det er godt at skilles som venner – i de første måneder er spørgsmål til den tidligere bogholder helt normale.
Data, ikke kun udskrifter
Til en smidig overtagelse skal man bruge bogføringsposteringerne i elektronisk form, debitor- og kreditorposter, anlægskartotek, momsregistre og personalemapper. Rene papiroversigter betyder, at alt skal tastes ind igen manuelt – med risiko for fejl.
Én overdragelsesdag
Aftal, fra hvilken dag det nye team har ansvaret for bogføringen, og skriv ned, hvem der udarbejder indberetningerne for overgangsmåneden. Så bliver ingen indberetning indsendt to gange, og ingen bliver glemt.
Lønnen kan ikke vente
Lønudbetalinger, bidrag og forskudsskat har faste frister, og medarbejderne bør ikke mærke skiftet. Løn og personaleadministration flyttes med hele historikken: kontrakter, ferie, sygefravær, beregningsgrundlag. Det er som regel den mest arbejdskrævende del af overtagelsen.
Adgange og fuldmagter
Bank, skattekontor, social sikring, elektroniske signaturer – det nye team har brug for fuldmagter, og de gamle skal tilbagekaldes. En liste over adgange, der er lavet fra starten, sparer mange kvaler ved den første frist.
Sådan arbejder vi – trin for trin
Vi taler om behovene
Vi spørger, hvordan virksomheden fungerer, hvad der hidtil har manglet, og hvilke rapporter ledelsen har brug for. Vi aftaler omfanget: kun bogføring eller også løn, personale og rapportering til koncernen.
Vi aftaler plan og overdragelsesdag
Vi skriver ned, hvad det hidtidige bureau skal overdrage og hvornår, hvem der indsender hvilke indberetninger, og hvem der har ansvaret for hvad i overgangsperioden. Planen afstemmer vi også med det hidtidige bureau.
Vi overtager dataene og afstemmer saldiene
Vi indlæser posteringerne og afstemmer debitor- og kreditorposter, bankkonti samt mellemværender med skattekontoret og socialsikringsmyndigheden. Så ved vi, hvor vi starter.
Vi beskriver, hvad vi har fundet
Vi giver dig en kort liste over forhold, der skal afklares eller rettes – med en vurdering af, hvad der haster, og hvad der kan vente. Du beslutter selv om rettelserne, når du kender konsekvenserne.
Vi fører bogføring og løn uden afbrydelse
Fra overdragelsesdagen udarbejder vi indberetninger, skattebetalinger og lønkørsel til de sædvanlige frister. Vi fastlægger en fast dokumentgang og en kalender for månedsafslutninger.
Vi afslutter året
Regnskabsåret afsluttes med ét årsregnskab, der omfatter begge perioder – før og efter overtagelsen. Hvis årsregnskabet skal revideres, samarbejder vi med revisoren.