Wie es meist abläuft
Die Gründe sind unterschiedlich: Das Unternehmen ist gewachsen und das bisherige Büro kommt nicht mehr mit, die Hauptbuchhalterin ist gegangen, die Gruppe möchte alle Gesellschaften an einem Ort haben oder es fehlen einfach Antworten auf Fragen. Die Entscheidung fällt oft mitten im Jahr – und dann kommt die Sorge, ob der Wechsel nicht Chaos in Steuererklärungen, Gehaltszahlungen und Jahresabschluss verursacht.
Das muss er nicht. Die Bücher lassen sich zum Ende jedes beliebigen Monats übergeben. Voraussetzung ist, dass der bisherige Buchhalter diesen Monat abschließt, die Daten vollständig übergibt und die Anfangssalden geprüft werden. Steuererklärungen, Steuerzahlungen und Lohnabrechnung laufen in ihrem Rhythmus weiter – es ändert sich nur, wer sie vorbereitet.
Die Übernahme ist auch eine gute Gelegenheit, mit frischem Blick auf die Bücher zu schauen. Nicht um Schuldige zu suchen, sondern um zu wissen, mit welchem Stand wir beginnen, und damit Vorgänge aus der Vergangenheit nicht im ungünstigsten Moment zurückkommen.
Worauf es ankommt
Der Vertrag mit dem bisherigen Büro
Am Anfang steht ein Blick auf die Kündigungsfrist und darauf, was der Vertrag über die Herausgabe von Unterlagen und Daten sagt. Man sollte sich im Guten trennen – in den ersten Monaten sind Fragen an den früheren Buchhalter etwas ganz Normales.
Daten, nicht nur Ausdrucke
Für eine reibungslose Übernahme braucht man die Buchungen in elektronischer Form, die offenen Posten mit Geschäftspartnern, das Anlagenverzeichnis, die Umsatzsteueraufzeichnungen und die Personalakten. Liegen nur Papierlisten vor, bedeutet das mühsames Nacherfassen von Hand und das Risiko von Fehlern.
Ein fester Übergabetag
Es lohnt sich, den Tag festzulegen, ab dem das neue Team für die Bücher verantwortlich ist, und schriftlich festzuhalten, wer die Erklärungen für den Übergangsmonat vorbereitet. So wird keine Erklärung doppelt abgegeben und keine vergessen.
Löhne können nicht warten
Gehälter, Sozialabgaben und Steuervorauszahlungen haben feste Termine, und die Mitarbeiter sollen vom Wechsel nichts merken. Personal und Lohn werden mit der vollständigen Historie übertragen: Verträge, Urlaube, Krankmeldungen, Berechnungsgrundlagen. Das ist meist der aufwendigste Teil der Übernahme.
Zugänge und Vollmachten
Bank, Steuerbehörde, Sozialversicherung, elektronische Signaturen – das neue Team braucht Berechtigungen, und die alten müssen widerrufen werden. Eine zu Beginn erstellte Liste der Zugänge schont beim ersten Termin die Nerven.
Wie wir arbeiten – Schritt für Schritt
Über den Bedarf sprechen
Wir fragen, wie das Unternehmen arbeitet, was bisher gefehlt hat und welche Berichte die Geschäftsführung braucht. Wir legen den Umfang fest: nur die Bücher oder auch Personal, Lohn und Berichterstattung für die Gruppe.
Plan und Übergabetag festlegen
Wir halten fest, was das bisherige Büro wann übergibt, wer welche Erklärungen abgibt und wer im Übergangszeitraum wofür zuständig ist. Den Plan stimmen wir auch mit dem bisherigen Büro ab.
Daten übernehmen, Salden prüfen
Wir spielen die Buchungen ein und gleichen offene Posten, Bankkonten sowie die Salden gegenüber Steuerbehörde und Sozialversicherung ab. So ist klar, mit welchem Stand wir beginnen.
Beschreiben, was wir vorfinden
Wir übergeben eine kurze Liste der Punkte, die geklärt oder korrigiert werden sollten – mit einer Einschätzung, was dringend ist und was warten kann. Über Korrekturen entscheiden Sie, nachdem Sie die Folgen kennen.
Bücher und Lohn ohne Unterbrechung
Ab dem Übergabetag bereiten wir Steuererklärungen, Steuerzahlungen und die Lohnabrechnung zu den üblichen Terminen vor. Wir legen einen festen Belegfluss und einen Kalender für die Monatsabschlüsse fest.
Jahresabschluss
Das Geschäftsjahr endet mit einem einzigen Jahresabschluss, der beide Zeiträume umfasst – vor und nach der Übernahme. Unterliegt der Abschluss einer Prüfung, arbeiten wir mit dem Abschlussprüfer zusammen.