Cómo suele desarrollarse
Los motivos son diversos: la empresa ha crecido y la asesoría de siempre ya no llega a todo, se ha marchado la contable principal, el grupo quiere tener todas las sociedades en un mismo lugar o, sencillamente, las preguntas se quedan sin respuesta. La decisión suele tomarse a mitad de año – y entonces surge el temor de que el cambio desordene las declaraciones, los pagos de nóminas y las cuentas anuales.
No tiene por qué. La contabilidad puede traspasarse al final de cualquier mes. La condición es que el contable anterior cierre ese mes, que los datos se entreguen completos y que se comprueben los saldos de apertura. Las declaraciones, los pagos de impuestos y las nóminas siguen su ritmo – solo cambia quién los prepara.
El traspaso es también una buena ocasión para mirar la contabilidad con ojos nuevos. No para buscar culpables, sino para saber de qué situación partimos y para que los asuntos del pasado no vuelvan en el momento menos oportuno.
Qué tener en cuenta
El contrato con la asesoría anterior
Conviene empezar por comprobar el plazo de preaviso y lo que dice el contrato sobre la entrega de documentos y datos. Lo mejor es despedirse en buenos términos – durante los primeros meses, hacer preguntas al contable anterior es algo normal.
Datos, no solo papeles
Para un traspaso ágil hacen falta los asientos contables en formato electrónico, los saldos con clientes y proveedores, el registro de activos fijos, los libros registro de IVA y los expedientes del personal. Los listados en papel suponen reconstruirlo todo a mano y arriesgarse a errores.
Una sola fecha de traspaso
Conviene fijar la fecha a partir de la cual el nuevo equipo responde de la contabilidad y dejar por escrito quién prepara las declaraciones del mes de transición. Así ninguna declaración se presentará dos veces ni quedará sin presentar.
Las nóminas no pueden esperar
Los pagos de salarios, las cotizaciones y las retenciones tienen plazos fijos, y los trabajadores no deberían notar el cambio. La administración de personal y las nóminas se traspasan con todo el historial: contratos, vacaciones, bajas, bases de cálculo. Suele ser la parte más laboriosa del traspaso.
Accesos y poderes
Banco, oficina tributaria, seguridad social, firmas electrónicas: el nuevo equipo necesita autorizaciones, y las antiguas hay que revocarlas. Una lista de accesos preparada al principio ahorra disgustos en el primer vencimiento.
Cómo trabajamos – paso a paso
Hablamos de sus necesidades
Preguntamos cómo funciona la empresa, qué ha echado en falta hasta ahora y qué informes necesita la dirección. Fijamos el alcance: solo la contabilidad o también el personal, las nóminas y la información financiera para el grupo.
Fijamos el plan y la fecha de traspaso
Dejamos por escrito qué entregará la asesoría anterior y cuándo, quién presenta cada declaración y quién responde de qué durante el periodo de transición. Acordamos el plan también con la asesoría anterior.
Recibimos los datos y comprobamos los saldos
Cargamos los asientos y conciliamos los saldos con clientes y proveedores, las cuentas bancarias y las liquidaciones con la oficina tributaria y la seguridad social. Así se sabe de qué situación partimos.
Describimos lo que encontramos
Le entregamos una breve lista de asuntos por aclarar o corregir – con una valoración de qué es urgente y qué puede esperar. Las correcciones las decide usted, una vez conocidas sus consecuencias.
Llevamos la contabilidad y las nóminas sin interrupción
Desde la fecha de traspaso preparamos las declaraciones, los pagos de impuestos y las nóminas en los plazos habituales. Establecemos un flujo de documentos estable y un calendario de cierres mensuales.
Cerramos el año
El ejercicio se cierra con unas cuentas anuales que abarcan los dos periodos – anterior y posterior al traspaso. Si las cuentas están sujetas a auditoría, trabajamos con el auditor de cuentas.