Comment cela se passe
Les raisons varient : l’entreprise a grandi et le cabinet actuel ne suit plus, la comptable principale est partie, le groupe veut réunir toutes ses sociétés au même endroit, ou tout simplement les questions restent sans réponse. La décision est souvent prise en milieu d’année – et naît alors la crainte que le changement ne sème le désordre dans les déclarations, les salaires et les états financiers.
Ce n’est pas une fatalité. La comptabilité peut être transférée à la fin de n’importe quel mois. Il faut pour cela que le comptable précédent clôture ce mois, que les données soient transmises dans leur intégralité et que les soldes d’ouverture soient vérifiés. Les déclarations, les paiements d’impôts et la paie suivent leur rythme – seule change la personne qui les prépare.
La reprise est aussi l’occasion de porter un regard neuf sur la comptabilité. Non pour chercher des coupables, mais pour savoir de quelle situation nous partons, et pour que les affaires du passé ne ressurgissent pas au pire moment.
À surveiller
Le contrat avec le cabinet actuel
Commencez par vérifier le préavis de résiliation et ce que prévoit le contrat quant à la remise des documents et des données. Mieux vaut se quitter en bons termes – pendant les premiers mois, il est normal d’avoir des questions pour le comptable précédent.
Des fichiers, pas du papier
Pour une reprise efficace, il faut les écritures comptables sous forme électronique, les comptes de tiers, le registre des immobilisations, les registres de TVA et les dossiers du personnel. De simples états sur papier impliquent une reconstitution manuelle et un risque d’erreurs.
Une seule date de passation
Il est utile de fixer la date à partir de laquelle la nouvelle équipe est responsable de la comptabilité, et de noter qui prépare les déclarations du mois de transition. Ainsi, aucune déclaration ne sera déposée deux fois ni oubliée.
La paie ne peut pas attendre
Salaires, cotisations et acomptes ont des échéances fixes, et les salariés ne doivent pas ressentir le changement. La paie et la gestion du personnel se transfèrent avec tout leur historique : contrats, congés, arrêts de travail, bases de calcul. C’est en général la partie la plus lourde de la reprise.
Accès et procurations
Banque, administration fiscale, sécurité sociale, signatures électroniques – la nouvelle équipe a besoin d’habilitations, et les anciennes doivent être révoquées. Une liste des accès préparée dès le départ évite bien du stress à la première échéance.
Notre méthode – étape par étape
Parler de vos besoins
Nous vous demandons comment fonctionne l’entreprise, ce qui manquait jusqu’ici et de quels rapports la direction a besoin. Nous définissons le périmètre : la comptabilité seule, ou aussi la paie, la gestion du personnel et les rapports financiers pour le groupe.
Fixer le plan et la date de passation
Nous consignons ce que le cabinet actuel transmettra et quand, qui dépose quelles déclarations et qui est responsable de quoi pendant la période de transition. Nous convenons aussi de ce plan avec le cabinet actuel.
Reprendre les données et vérifier les soldes
Nous importons les écritures, rapprochons les comptes de tiers, les comptes bancaires ainsi que les soldes vis-à-vis de l’administration fiscale et de la sécurité sociale. Nous savons ainsi précisément d’où nous partons.
Décrire ce que nous avons trouvé
Nous remettons une courte liste des points à éclaircir ou à corriger – en indiquant ce qui est urgent et ce qui peut attendre. C’est vous qui décidez des corrections, en connaissant leurs conséquences.
Tenir comptabilité et paie sans interruption
À partir de la date de passation, nous préparons les déclarations, les paiements d’impôts et la paie aux échéances habituelles. Nous mettons en place un circuit de documents régulier et un calendrier de clôtures mensuelles.
Clore l’exercice
L’exercice se termine par un seul jeu d’états financiers couvrant les deux périodes – avant et après la reprise. Si les états financiers doivent être audités, nous travaillons avec l’auditeur.