Jak to zwykle wygląda
Powody bywają różne: firma urosła i dotychczasowe biuro przestało nadążać, odeszła główna księgowa, grupa chce mieć wszystkie spółki w jednym miejscu albo po prostu brakuje odpowiedzi na pytania. Decyzja często zapada w środku roku – i wtedy pojawia się obawa, czy zmiana nie wywoła bałaganu w deklaracjach, wypłatach i sprawozdaniu.
Nie musi. Księgi można przekazać na koniec dowolnego miesiąca. Warunkiem jest zamknięcie tego miesiąca przez dotychczasowego księgowego, przekazanie danych w komplecie i sprawdzenie sald na wejściu. Deklaracje, przelewy podatków i lista płac idą dalej swoim rytmem – zmienia się tylko to, kto je przygotowuje.
Przejęcie to także dobra okazja, żeby spojrzeć na księgi świeżym okiem. Nie po to, żeby szukać winnych, lecz żeby wiedzieć, od jakiego stanu zaczynamy, i żeby sprawy z przeszłości nie wracały w najmniej wygodnym momencie.
Na co uważać
Umowa z dotychczasowym biurem
Warto zacząć od sprawdzenia okresu wypowiedzenia i tego, co umowa mówi o wydaniu dokumentów i danych. Dobrze rozstać się w zgodzie – przez pierwsze miesiące pytania do poprzedniego księgowego są rzeczą normalną.
Dane, nie tylko wydruki
Do sprawnego przejęcia potrzebne są zapisy księgowe w postaci elektronicznej, rozrachunki z kontrahentami, ewidencja środków trwałych, rejestry VAT oraz akta pracowników. Same zestawienia na papierze oznaczają ręczne odtwarzanie i ryzyko pomyłek.
Jeden dzień przekazania
Warto ustalić dzień, od którego za księgi odpowiada nowy zespół, i spisać, kto przygotowuje deklaracje za miesiąc przejściowy. Dzięki temu żadna deklaracja nie zostanie złożona dwa razy i żadna nie zostanie pominięta.
Płace nie mogą czekać
Wypłaty, składki i zaliczki mają stałe terminy, a pracownicy nie powinni zmiany odczuć. Kadry i płace przenosi się z pełną historią: umowy, urlopy, zwolnienia, podstawy naliczeń. To zwykle najbardziej pracochłonna część przejęcia.
Dostępy i pełnomocnictwa
Bank, urząd skarbowy, ubezpieczenia społeczne, podpisy elektroniczne – nowy zespół potrzebuje upoważnień, a stare trzeba odwołać. Lista dostępów przygotowana na początku oszczędza nerwów przy pierwszym terminie.
Jak pracujemy – krok po kroku
Rozmawiamy o potrzebach
Pytamy, jak firma działa, czego dotąd brakowało i jakich raportów potrzebuje zarząd. Ustalamy zakres: same księgi czy także kadry, płace i sprawozdawczość dla grupy.
Ustalamy plan i dzień przekazania
Spisujemy, co i kiedy przekaże dotychczasowe biuro, kto składa które deklaracje i kto za co odpowiada w okresie przejściowym. Plan uzgadniamy także z dotychczasowym biurem.
Przejmujemy dane i sprawdzamy salda
Wczytujemy zapisy, uzgadniamy rozrachunki, rachunki bankowe oraz rozliczenia z urzędem skarbowym i ubezpieczeniami społecznymi. Dzięki temu wiadomo, od jakiego stanu zaczynamy.
Opisujemy, co zastaliśmy
Przekazujemy krótką listę spraw do wyjaśnienia albo poprawienia – z oceną, co jest pilne, a co może poczekać. O korektach decydujesz Ty, po poznaniu skutków.
Prowadzimy księgi i płace bez przerwy
Od dnia przekazania przygotowujemy deklaracje, przelewy podatków i listę płac w zwykłych terminach. Ustalamy stały obieg dokumentów i kalendarz zamknięć miesiąca.
Zamykamy rok
Rok obrotowy kończy jedno sprawozdanie, które obejmuje oba okresy – sprzed przejęcia i po nim. Jeśli sprawozdanie podlega badaniu, współpracujemy z biegłym rewidentem.