Як це зазвичай відбувається
Причини бувають різні: компанія виросла, і попередня бухгалтерська фірма перестала встигати, пішла головна бухгалтерка, група хоче мати всі компанії в одному місці або просто бракує відповідей на запитання. Рішення часто ухвалюють посеред року – і тоді з’являється побоювання, чи не спричинить зміна безладу в деклараціях, виплатах і звітності.
Не обов’язково. Облік можна передати на кінець будь-якого місяця. Умова – щоб попередній бухгалтер закрив цей місяць, передав дані в повному обсязі, а вхідні сальдо було перевірено. Декларації, перекази податків і зарплатна відомість ідуть далі своїм ритмом – змінюється лише те, хто їх готує.
Передача – це також добра нагода поглянути на бухгалтерські книги свіжим оком. Не для того, щоб шукати винних, а щоб знати, з якого стану ми починаємо, і щоб справи з минулого не поверталися в найнезручніший момент.
На що зважати
Договір із попередньою фірмою
Варто почати з перевірки строку попередження про розірвання та того, що договір передбачає щодо передання документів і даних. Добре розійтися в злагоді – у перші місяці запитання до попереднього бухгалтера цілком нормальні.
Дані, а не лише роздруківки
Щоб передача пройшла гладко, потрібні бухгалтерські записи в електронній формі, розрахунки з контрагентами, облік основних засобів, реєстри ПДВ та особові справи працівників. Самі паперові зведення означають ручне відтворення й ризик помилок.
Один день передачі
Варто визначити день, з якого за облік відповідає нова команда, і записати, хто готує декларації за перехідний місяць. Тоді жодну декларацію не буде подано двічі і жодну не буде пропущено.
Зарплата не може чекати
Виплати, внески й авансові платежі мають сталі строки, а працівники не повинні відчути зміни. Кадри й зарплату переносять із повною історією: договори, відпустки, лікарняні, бази нарахувань. Зазвичай це найтрудомісткіша частина передачі.
Доступи й довіреності
Банк, податкова, соціальне страхування, електронні підписи – нова команда потребує повноважень, а старі треба відкликати. Список доступів, підготовлений на початку, береже нерви перед першим строком.
Як ми працюємо – крок за кроком
Говоримо про потреби
Питаємо, як працює компанія, чого досі бракувало і яких звітів потребує правління. Визначаємо обсяг: лише облік чи також кадри, зарплата й звітність для групи.
Складаємо план і визначаємо день передачі
Записуємо, що й коли передасть попередня фірма, хто подає які декларації і хто за що відповідає в перехідний період. План погоджуємо також із попередньою фірмою.
Приймаємо дані й перевіряємо сальдо
Завантажуємо записи, звіряємо розрахунки з контрагентами, банківські рахунки, а також розрахунки з податковою та соціальним страхуванням. Завдяки цьому зрозуміло, з якого стану ми починаємо.
Описуємо, що ми застали
Передаємо короткий список питань, які треба з’ясувати або виправити, – з оцінкою, що термінове, а що може зачекати. Про коригування вирішуєте Ви, дізнавшись про наслідки.
Ведемо облік і зарплату без перерви
Від дня передачі готуємо декларації, перекази податків і зарплатну відомість у звичайні строки. Налагоджуємо сталий документообіг і календар закриття місяця.
Закриваємо рік
Фінансовий рік завершується одним фінансовим звітом, що охоплює обидва періоди – до передачі й після неї. Якщо звіт підлягає аудиту, ми працюємо разом з аудитором.