Comment cela se passe
Le commerce des carburants et de l’énergie fait partie des activités les plus strictement réglementées. Pour vendre, il faut une licence – une pour le négoce en Pologne, une autre pour le négoce avec l’étranger, une autre encore pour la production ou le stockage. S’y ajoutent les accises, les garanties financières, les stocks obligatoires et les rapports remis à plusieurs administrations. Pour l’électricité et le gaz, les règles sont semblables, même si les accises et les rapports s’y présentent autrement que pour les carburants liquides.
Chacune de ces obligations, prise isolément, se maîtrise. La difficulté tient aux liens qui les unissent. Les mêmes quantités figurent dans le registre des accises, dans la comptabilité, dans les rapports au régulateur et dans les déclarations de transport. Un écart à un endroit suscite des questions aux autres. Et l’enjeu n’est pas seulement l’impôt, mais aussi la licence – c’est-à-dire la possibilité de continuer à vendre.
Les entreprises viennent nous voir à différents stades : lorsqu’elles préparent leur entrée sur le marché, lorsqu’elles étendent leur activité à un nouveau type de carburant ou à l’importation, lorsque l’administration pose des questions, lorsque le propriétaire ou la direction change. Nous commençons toujours par vérifier si ce que fait l’entreprise correspond à sa licence et à ses documents.
À surveiller
La licence a ses limites
La licence définit ce que l’entreprise peut commercialiser, où et de quelle façon. Un nouveau type de carburant, un nouvel entrepôt, l’importation ou un changement de direction peuvent exiger une modification de la licence ou une déclaration – avant la première transaction, et non après.
Accises : le trajet et le document
C’est le trajet de la marchandise qui détermine s’il faut payer les accises et quand : d’où elle est partie, où elle est arrivée, sous quel régime et sur la base de quel document. Les exonérations et la suspension des droits supposent de remplir des conditions formelles – et d’avoir les documents qui le prouvent.
Les garanties ont un coût réel
La garantie d’accise et la garantie financière exigée pour certaines licences immobilisent de la trésorerie ou des lignes bancaires. Mieux vaut les planifier avec le financement de l’entreprise et veiller à ce que leur montant et leur validité suivent le volume des ventes.
Les registres doivent concorder
Les quantités figurant dans le registre des accises, en stock, sur les factures et dans les rapports doivent pouvoir être rapprochées à tout moment. Comparer régulièrement ces données permet de repérer les écarts avant qu’un contrôle ne le fasse.
Il faut connaître son partenaire
Dans ce secteur, l’administration attend de l’entreprise qu’elle sache auprès de qui elle achète et à qui elle vend. Vérifier la licence, les immatriculations et la fiabilité du partenaire, et garder une trace de cette vérification, protège les déclarations de TVA en cas de contrôle.
Notre méthode – étape par étape
Comprendre l’activité
Nous établissons ce que vend l’entreprise, où elle achète, comment elle transporte et stocke la marchandise et à qui elle vend. Nous le rapprochons des licences, des autorisations en matière d’accises et des immatriculations dont l’entreprise dispose déjà.
Signaler les lacunes et les risques
Nous décrivons brièvement ce qui est en ordre, ce qui doit être complété et ce qu’il faut régler avant la prochaine transaction. Nous commençons par les points dont dépend la continuité des ventes.
Mener les dossiers de licence et d’accises
Nous préparons les demandes de licence, de modification ou d’extension, les déclarations d’accises et les documents nécessaires aux garanties. Nous menons les échanges avec les administrations jusqu’à la clôture du dossier.
Organiser registres et circuit des documents
Avec le service financier et la logistique, nous définissons qui tient quel registre, d’où viennent les données et comment elles sont rapprochées de la comptabilité.
Établir un calendrier des obligations
Rapports, redevances, renouvellements des garanties, modifications des données de la licence – nous les consignons en un seul endroit, avec les échéances et les personnes responsables. Lorsque la réglementation change, nous expliquons ce que cela signifie pour l’entreprise.
Accompagner lors du contrôle
Lorsque l’administration annonce un contrôle ou pose des questions, nous aidons à préparer les documents et les explications. Nous décrivons le déroulement d’un tel dossier sur la page Contrôle et contentieux fiscal.
Expertises associées
- Énergie et ressourcesLicences, accises, stocks obligatoires et sécurité du négoce de carburants.
- TVA et impôts indirectsDéclarations, remboursements et transactions sûres, en toute sérénité.
- Conseil juridique et contratsDes contrats rédigés dans une langue claire, un suivi juridique courant, des agréments et des licences.